Les coûts cachés du changement de contexte : 4 stratégies pour une journée de travail optimisée
De nombreuses personnes ont plusieurs casquettes dans leur travail et se retrouvent à sauter des tâches tout au long de la journée. Le problème, c'est que l'être humain n'est pas doué pour le multitâche. Le changement de contexte consiste à passer rapidement d'une activité à une autre qui nécessite de la concentration, comme travailler sur une feuille de calcul ou répondre à un courrier électronique. Pour les développeurs de logiciels, le changement de contexte signifie passer d'un projet à l'autre, d'une réunion à l'autre et d'autres tâches qui peuvent les empêcher de travailler "dans la zone".
Lorsque les gens changent de contexte, le cerveau reconstruit toutes les ressources mentales qu'il a dépensées pour la première tâche. Cela ralentit les processus de travail et rend les erreurs plus probables. En d'autres termes, le changement de contexte est mauvais pour la productivité. Cela ne signifie pas seulement que c'est mauvais pour quelques individus - cela signifie que toute l'entreprise est moins productive en conséquence. Cet article de blog explique pourquoi il est si important d'éviter le changement de contexte et propose quelques moyens de l'éviter afin que les employés puissent travailler de manière optimale.
Pourquoi le changement de contexte est-il mauvais pour la productivité ?
Les effets du changement de contexte se résument à deux éléments : les interruptions et le temps nécessaire pour se recentrer. Les interruptions peuvent être causées par n'importe quoi, d'une réunion dans l'après-midi à un message sur slack, en passant par un simple changement de vitesse vers un nouveau projet. Une enquête menée en 2020 auprès d'employés de bureau au Canada a montré que Les distractions font perdre jusqu'à deux heures par jour à l'employé type..
Par ailleurs, les outils de communication tels que Slack ont le vent en poupe depuis la pandémie de Covid-19 et coûtent finalement aux entreprises une moyenne de 28 209 dollars par employé en raison de la perte de productivité. Si ces outils de communication sont nécessaires, ils constituent une source de distraction pour les employés, au même titre que les réunions. Une réunion dans l'après-midi prend déjà du temps dans la journée, et puis il y a souvent des tâches immédiates qui doivent être faites après la réunion et le temps qu'il faut pour se concentrer à nouveau.
Todd Waits a étudié le coût mental du changement de contexte chez les ingénieurs DevOps et a constaté que le changement de contexte réduit la capacité cognitive de 20 % tout en travaillant sur de nombreux projets. Il affirme qu'il faut du temps pour comprendre où la tâche a été laissée, ce qui doit être fait et comment ce travail s'intègre au projet.
Voici une façon simple de comprendre les conclusions de Wait : si un employé passe 8 heures à travailler sur une seule tâche, il ne perd aucune capacité cognitive en raison du changement de contexte. Cependant, si un employé divise sa journée pour se concentrer sur deux tâches, il passe environ 20 % de ce temps à changer de contexte, ce qui signifie qu'il ne consacre qu'environ 40 % de son temps et de son effort mental à ces tâches. À cinq projets par jour, la capacité d'un employé à contribuer à un projet se réduit à 10 %, 80 % du travail étant consacré à passer d'un projet à l'autre.
4 façons d'optimiser la journée de travail
Malheureusement, se débarrasser de toutes les distractions est une tâche impossible. Des réunions sont souvent nécessaires pour s'assurer que les employés sont sur la même longueur d'onde et que les projets sont sur la bonne voie. De plus, il n'est pas toujours possible d'avoir un employé qui se consacre à un seul projet à la fois. Il existe cependant quelques moyens d'optimiser la journée pour éviter les effets négatifs du changement de contexte.
1. Horaires cadencés
Le blocage du temps est une méthode de planification qui divise la journée en "blocs" de temps, au lieu d'entasser le travail dans les intervalles entre les réunions et les e-mails. Un planning en temps partagé indique exactement ce qui doit être fait et quand.
Le blocage du temps ne consiste pas simplement à planifier des tâches cruciales ou à consacrer quelques heures à la concentration ; il s'agit de tout planifier, du temps consacré au travail sur des tâches spécifiques aux pauses déjeuner en passant par les appels téléphoniques de l'après-midi. Cela permet de structurer la journée sans surprise majeure et de réduire la charge mentale liée au passage d'une tâche à une autre.
2. Journées de travail à thème
Le blocage du temps fonctionne bien si les employés ont un seul objectif quotidien. Ce n'est pas toujours le cas lorsqu'un membre de l'équipe a plusieurs rôles. Parce que les managers supervisent et travaillent en étroite collaboration avec d'autres équipes, ils doivent réagir rapidement aux situations tout en accomplissant leur travail. La création d'un calendrier pour des journées à thème peut aider à réduire les changements de contexte dans ces situations.
La meilleure façon de répartir un programme de journées à thème dépend des rôles spécifiques, mais un exemple en est les jours libres par rapport aux jours de concentration. Les jours de concentration sont dédiés au travail sur des tâches importantes, tandis que les jours libres peuvent être utilisés pour des activités administratives, des réunions ou d'autres travaux qui distraient du travail de concentration.
3. Regroupement des heures
Le groupage du temps consiste à regrouper des tâches similaires et à les aborder ensemble. Par exemple, si un employé dispose de deux heures pour se concentrer sur une activité, il peut les utiliser pour effectuer toutes les tâches liées aux médias sociaux.
Cela minimise les distractions et permet au membre de l'équipe de se concentrer sur une tâche à la fois. Il minimise également les ressources cognitives nécessaires pour passer d'une activité à l'autre puisqu'elles sont toutes similaires. La mise en lot du temps peut réduire le stress et assurer le bon déroulement de la journée.
4. Créez une routine
Bien que les trois méthodes ci-dessus soient d'excellents outils de gestion du temps, il est parfois impossible d'éviter le changement de contexte. Si un employé doit travailler sur plusieurs projets à la fois et assister à plusieurs réunions au cours de la journée, le changement de contexte est inévitable. Cependant, un membre de l'équipe peut construire une routine quotidienne avec ce type d'horaire et s'habituer au rituel du changement de tâches.
A rituel est toute action répétée qui indique au cerveau de changer de vitesse. Par exemple, un développeur de logiciels peut adopter comme rituel quotidien de prendre une tasse de café après une matinée de réunions, puis de passer à ses tâches principales. Au fil du temps, l'action de prendre un café signalera au cerveau qu'il est temps de changer de vitesse.
Aidez les employés à rester dans la zone pour une meilleure productivité
Les employés ne peuvent être aussi productifs que leur environnement de travail le leur permet. Si un employé est submergé par plusieurs projets et qu'on attend de lui qu'il assiste à des réunions quotidiennes et se connecte plusieurs fois par jour sur Slack ou Teams, il sera fortement distrait et moins productif. De nombreuses entreprises adoptent des pratiques à l'échelle de l'entreprise, telles que les mercredis de travail en profondeur ou les lundis sans réunion, afin de réduire les distractions à plus grande échelle. Les entreprises peuvent encore augmenter la productivité en encourageant les employés à utiliser des stratégies de gestion du temps afin d'optimiser la journée de travail.
Chez INGENO, nous avons adopté la culture logicielle moderne pour résoudre certains des changements de contexte.